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E-Mail-Flut: Der Traum vom leeren Posteingang

Wie Du Deinen E-Mail-Posteingang übersichtlich hältst.

Wer wünscht sich das nicht? Im Posteingang stehen nur aktuelle, noch nicht bearbeitete Nachrichten. Alle anderen Mails sind in übersichtlich in einer Aufgabenliste festgehalten oder bereits bearbeitet und in den betreffenden Ordner verschoben bzw. gelöscht. Das ist der Idealfall. Der IST-Zustand sieht meist anders aus. Der Posteingang ist gleichzeitig die Aufgabenliste, unsortiert, ohne Prioritäten, mehrmals am Tag werden alle Mails gelesen und alle paar Minuten wird gecheckt, ob neue Mails eingegangen sind. Kennst Du das auch?

Dies hat zur Folge, dass Du wahrscheinlich gefühlt „im Briefkasten sitzt“, ineffizient arbeitest und am Abend denkst „Was habe ich heute alles gemacht?“.

Jetzt könnte ich sagen, „Mach Dir nichts draus, Du befindest Dich in guter Gesellschaft. Anderen geht es auch so.“ Doch dauerhaft macht das oft unzufrieden und das Risiko, dass einem etwas durchgeht, ist hoch. Effizientes E-Mail-Management sieht anders aus.

Mit ein paar Grundregeln wird Dein Posteingang übersichtlich und Du kannst Deine Aufgaben fokussiert und effizient erledigen.

E-Mails effizient bearbeiten

  • Behandle Dein Postfach nach dem AHA-Prinzip. Jede E-Mail ist eine Aktion/Aufgabe.
    • Abfall: sofort löschen/aussortieren
    • Handlung: gleich erledigen/weiterleiten/in Aufgabenplan übernehmen
    • Ablage: archivieren
  • Schalte E-Mal-Benachrichtigungen ab und lege Zeiten/Häufigkeiten fest, in denen Du Deinen Posteingang bearbeitest. Passe dies individuell an Deine eigenen Aufgaben an. Sofern Du nicht gerade in einer Hotline oder im Helpdesk arbeitest, reichen normalerweise 4 – 6 Mal pro Tag, um die eingehenden Nachrichten zu bearbeiten.
  • Wende die Drei-Minuten Regel an. Alles was in weniger als drei Minuten bearbeitet werden kann, wird sofort erledigt. Und im Anschluss auch in den entsprechenden Ordner verschoben bzw. gelöscht. Sich vorzunehmen einmal am Tag oder in der Woche das Postfach zu bereinigen, geht regelmäßig schief.
  • Arbeite mit einem Aufgabenplan, in den Du die Mails verschiebst, terminierst und priorisierst. Das kann das Aufgabenmanagement in Outlook sein, oder eine online-Varianten wie Evernote oder To-do-ist. Diese können mit einem AddIn mit Outlook verknüpft werden.
  • Plane Zeitblöcke für längeres Bearbeiten von Nachrichten ein. Falls Du für eine Antwort an den Absender mehr als 1 – 2 Tage brauchst, schicke ihm eine kurze Zwischeninfo, dass sein Anliegen in Arbeit ist. Damit verhinderst Du ständiges Nachfragen.

E-Mails einfach organisieren

  • Richte für alle Mails, die in einen bestimmten Ordner verschoben werden sollen, Regelassistenten ein (z. B. für Newsletter den Ordner „Lesen“).
  • Nutze die Funktion „Quick Steps“ in Outlook, um häufig verwendete Befehle mit einer Tastenkombination auszuführen.
  • Lege eine sinnvolle Ablagestruktur fest (nach Kunden, Projekten usw.). Am besten so, wie auch andere Bereiche in Deiner Dateienablage strukturiert sind.
  • Nutze Verteilerlisten, Vorlagen und Textbausteine für wiederkehrende Texte.

E-Mails empfängerorientiert formulieren

  • Wähle einen aussagefähigen Betreff. Denn den liest der Empfänger als erstes und entscheidet welche Priorität er der E-Mail gibt.
  • Schreibe zu Beginn das wichtigste für den Leser. Das sieht er in der Auto-Vorschau und kann selbst leichter priorisieren. Ein netter Einstiegssatz darf natürlich immer sein.
  • Kennzeichne terminierte Aufgaben z. B. mit „Termin bis …“. Dies sollte für den Empfänger schnell ersichtlich sein. Wenn es besonders dringend ist, schreibe es in den Betreff.
  • Schreibe wirklich nur die Personen an, die Deine Nachricht betrifft. Je weniger Empfänger, desto höher die Chance, dass sich derjenige angesprochen fühlt. Bei großen Verteilern denken sich viele „ein anderer wird sich schon darum kümmern“.
  • Wähle für das CC-Feld nur die Personen, die diese Information wirklich brauchen. Vermeide „Sicherheits-CC“ und to do’s für CC-Verteiler. Jeder Empfänger an den eine Aufgabe gerichtet ist, gehört in das Feld „An“.

Und noch eines zum Schluss: Je mehr E-Mails Du schreibst, desto mehr bekommst Du zurück. Also überlege, ob eine E-Mail das passende Medium für Dein Anliegen ist. Konfliktreiche oder sehr erklärungsbedürftige Themen sind besser telefonisch oder persönlich zu klären. Damit wird ein Ping-Pong verhindert. Im Nachgang kann der vereinbarte Inhalt per Mail bestätigt werden, falls es eine schriftliche Verbindlichkeit braucht.

Falls Du einzelne von mir genannten Funktionen nicht kennst, dann google sie einfach. Auf YouTube findest Du zu diesen Themen sehr schöne Erklärvideos. Struktur und Organisation zu etablieren braucht zwar erst mal etwas Zeit. Und gleichzeitig spart es danach viele Stunden.

Hast Du ein konkretes Anliegen zu Deiner Arbeitsorganisation oder für eine gute Selbstorganisation? Nimm Kontakt mit mir auf: Tel. 0911 2534301 oder schick mir eine Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!.

Deine Renate

Renate Freisler - Ein erster Eindruck
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